Organisasi dengan dana belanja pas-pasan ingin menikmati server untuk pekerjaan kolaborasi yang memungkinkan penyimpanan daftar janjian, buku alamat, email, daftar taut Web, dokumen, dan banyak hal lainnya lagi — atau ringkasnya, ingin server dengan fungsionalitas setara Microsoft Exchange? Open-Xchange menawarkan hal ini. Di halaman pembuka situs mereka disebutkan bahwa server ini berbasis daemon dan layanan yang sudah tidak asing bagi pemakai Linux: server Web seperti Apache, mesin servlet seperti Tomcat, basisdata semisal PostgreSQL, direktori server, dan server mail. Hampir semua distribusi Linux menyediakan layanan dan daemon di atas untuk keperluan server. Dengan lisensi GPL, produk ini jelas dapat diperhitungkan dalam hal biaya pengadaan.
Saya coba fasilitas demo yang tersedia dengan berbagai jenis akun, dan saya pilih yang paling rendah kewenangannya, yakni secretary pada contoh tersebut, tampaklah tampilan dan pengoperasian seperti halnya di depan Microsoft Outlook atau untuk versi Web global, keluarga Yahoo! Dengan tambahan modul Projects, Forum, dan Knowledge. Dari sisi tampilan dan pengaturan tata letak, saya rasa lebih nyaman dipasang konektor dan diolah lewat Evolution.
Apakah organisasi menengah ke bawah sudah memerlukan alat bantu sekompleks Open-Xchange? Dari diskusi di mailing list, beberapa peserta terkadang membandingkan Microsoft Exchange dengan server mail seperti Postfix, terutama dalam hal kecepatan. Perbandingan ini kurang tepat karena Microsoft Exchange berisi bermacam-macam modul dan pengelolaan email adalah salah satunya. Artinya persepsi yang lebih komprehensif, yang tentunya menyangkut sisi manajemen juga, diperlukan dalam menilai ketersediaan “server besar” seperti Open-Xchange ini.
Apakah para pemakainya sudah perlu bersinkronisasi jadwal dan otomatis? Apakah manajemen projek perlu disusun secara kolaboratif, atau cukup dilakukan perorangan? Hal ini diperlukan karena sekalipun ongkos pengadaannya cuma-cuma, boleh jadi justru ongkos pemakaian dan pemeliharaannya lebih mahal dibanding subset modul yang selama ini digunakan. Bagi administrator, tentu lebih mudah hanya mengurus server mail dibanding harus mencari jalinan banyak modul yang kompleks. Demikian halnya spesifikasi perangkat keras yang digunakan.
Salah satu perusahaan di Surabaya pernah mencoba mengganti Sendmail yang mereka gunakan dengan Microsoft Exchange, dan sekalipun keduanya hanya dipakai untuk melayani email, perangkat keras yang sama tidak bertahan lama menjalankan Exchange. Kendati kemungkinan besar Open-Xchange tidak setambun Microsoft Exchange, tetap saja lebih enak bekerja dengan modul berukuran kecil dan lincah sesuai keperluan.
Bagi anda yang merencanakan bekerja berkelompok (workgroup), tidak ada salahnya mencoba perangkat lunak Open Source ini.
